Kuinka tehdä henkilöstösuunnittelua

Suunnittelet kaiken: yrityksen talousstrategian, parkkipaikkojen jaon, seuraavan tapaamisen asiakkaan kanssa, mutta oletko suunnitellut henkilöstöresurssit?

Henkilöstöjohtamisessa arki ottaa toisinaan vallan ja jättää tämän organisaation pilarin taakseen. Paljastus: Tarvitset suunnitelman – tarvitset jopa loistavan suunnitelman. Mutta mistä aloittaa?

Tässä on muutamia vinkkejä henkilöstöresurssien tehokkaaseen suunnitteluun.

Tarvitseeko sinun todella suunnitella?

Olitpa sitten suuressa yrityksessä tai pienessä organisaatiossa, henkilöstösuunnittelu on tärkeää ja hyödyllistä. Todiste: jokainen suunnittelee oman uransa antaakseen halutun suunnan ja saavuttaakseen tietyt tavoitteet. Ei ole yllättävää, että sama koskee yritystä, olipa se kuinka pieni tahansa.

Muista, että henkilöresurssien toiminta ulottuu paljon muutakin kuin henkilöstöä. Henkilöstösuunnittelun avulla voidaan mm. tehdä tietoisia päätöksiä lyhyellä, keskipitkällä ja pitkällä aikavälillä, suunnitella budjetti ja tarvittava koulutus sekä soveltaa haluamaasi organisaatiostrategiaa yritykseen.

Lyhyesti sanottuna henkilöstösuunnittelu mahdollistaa organisaation tuottavuuden lisäämisen ja sen jatkuvan etenemisen varmistamisen. Nämä ovat hyviä syitä tehdä asiat oikein!

Henkilöstösuunnitelma: Tee siitä virallinen!

Henkilöstösuunnitelma tulee laittaa paperille (tai näytölle!). Vältä likimääräistä johtamista ja varmista, että suunnittelu tunnetaan ja jaetaan henkilöstöosastosi kanssa.

Jos jälkimmäisellä on merkitystä vain sinulle, kerää silti ideasi ja laita ne järjestykseen. Kun päätös on tehtävä, voit tutustua suunnitelmaasi ja tehdä tietoon perustuvan valinnan.

Tarpeellinen, mutta miten?

Suunnittelu voi tuntua tylsältä prosessilta, mutta älä pelkää! Jakamalla vaiheet vaiheisiin, saat henkilöstösuunnitelman, joka todella sopii yrityksellesi.

Jos tietyt ohjelmistot voivat auttaa sinua tässä tehtävässä, ota huomioon, että joudut silti tutkimaan tiedostoa ahkerasti – valitettavasti jopa ilman apuasi pysäköivien autojen aikakaudella osa tehtävistä jää olennaisesti ihmisiksi!

Mitä vahvuuksia sinulla jo on?

Ennen kuin teet mitään päätöstä, laadi ensin tarkka kuva henkilöstöresursseista, jotka tällä hetkellä muodostavat yrityksen.

Tunnista jokaisen työntekijän taidot. Älä rajoita itseäsi heidän työnkuvassaan lueteltuihin taitoihin, vaan kaikkiin henkilöstön ammatillisiin taitoihin – harkitse vapaaehtoistyötä, kuten virkistystoimikuntaa, yritysvapaaehtoistyötä tai mentorointia, joista olennaisia ​​poikkitaitoja.

Tietenkin kirjoita ylös kaikki työntekijöiden ansaitsemat koulutukset, sertifikaatit ja tutkinnot – saatat yllättyä siitä, kuinka joidenkin henkilöstön jäsenten profiilit ovat muuttuneet heidän palkkaamisensa jälkeen.

Tämä globaali muotokuva tekee sinusta paremman neuvonantajan työntekijöiden urahallinnassa ja on suureksi avuksi henkilöstöprosessin aikana. Lisäksi sen avulla voit suorittaa suunnittelusi toisen vaiheen tarkasti ja realistisesti: henkilöresurssien tarpeiden analyysin.

Mitkä ovat todelliset tarpeesi?

Henkilöstötarpeiden hallinta ei tapahdu tyhjiössä. Tätä varten sinun on tunnettava hyvin toimialasi: sen oikut ja teknologinen kehitys sekä taloudellinen tilanne ja kulttuuriset muutokset työmarkkinoilla. Pystyt sitten tarkasti analysoimaan yrityksesi henkilöstötarpeita ja vastaamaan niihin ottaen huomioon alan todennäköiset vaihtelut.

Sinun on arvioitava toimintojen suorittamiseen tarvittavien työntekijöiden määrä, tunnistettava täytettävät tehtävät ja määritettävä eri toimintojen edellyttämä osaaminen. Joitakin resursseja voi olla vaikea löytää tai jopa olla erittäin kalliita, joten on tärkeää suunnitella riittävä määrä työntekijöitä, joita todella tarvitset, välttäen jo olemassa olevan henkilöstön ylikuormittamista tai osan kallisarvoisesta budjetista palkkaamista. perusteeton.

Huh huh! Tämä kaikki kuulostaa suurelta työltä päivittäiseen elämään, eikö niin? Mutta kukaan ei maininnut, että sinun on tehtävä se itse!

Hyödynnä tilaisuus optimoida suunnittelutaitojasi ja uskalla delegoida osa näistä tehtävistä henkilöstötiimin jäsenille – saatat huomata, että omassa tiimissäsi on välitön resurssien tarve!

Laita kaikki perspektiiviin ja ryhdy sitten toimiin!

Analysoi sitten aukko, toisin sanoen vertaa täytettävien työpaikkojen määrää (oman todellisuuden mukaan) ja niihin työntekijöiden määrää, jotka voisivat hakea niihin. Saat määrällisen tai laadullisen aukon, jonka avulla voit suunnitella optimaaliset henkilöstöresurssit.

Määrällinen ero: luvun vahvuus tai heikkous

Tämä aukko viittaa määrällisesti mitattavaan ylijäämään tai ammattitaitoisen työvoiman puutteeseen täytettävissä olevien virkojen lukumäärässä. Sinun on sitten turvauduttava toimiin, kuten henkilöstön vähentämiseen (tilapäinen tai pysyvä lomautus) tai päinvastoin rekrytointiohjelman perustaminen (rekrytointi).

Laadullinen kuilu: taitojen vahvuus tai heikkous

Tämä aukko viittaa työntekijöiden pätevyyteen. Saatat huomata, että nykyiset työntekijät ovat ylipäteviä täytettäviä paikkoja varten tai että heillä ei ole tarvittavia taitoja täytettävissä olevien paikkojen täyttämiseen. Sen jälkeen voit käyttää erilaisia ​​tekniikoita, kuten suorituskyvyn arviointia, kehittämisen ja koulutuksen tarjoamista tai resurssien uudelleen kohdentamista ja uudelleenjärjestelyjä.

Puhu ympäri!

Kun suunnitelmasi on valmis, on erittäin suositeltavaa esitellä se ylimmän johdon jäsenille (vaikka olisit yksi heistä). Pystyt sekä keräämään heidän kommenttejaan että varmistamaan, että jaat yrityksen organisaatiostrategian avaintoimijoiden kanssa.

Ole hyvä ja käytä suunnitelmaasi!

Ole varovainen, älä säilytä suunnitelmaasi liian pitkälle, saatat tarvita sitä useammin kuin kuvittelet. Henkilöstösuunnittelun pitäisikin olla osa ajatteluasi, kun teet päätöksiä. Loppujen lopuksi olette panostaneet siihen niin paljon: olisi järjetöntä olla tekemättä siitä kannattavaa!

Pysy aina joustavana suunnitelmasi soveltamisen suhteen. Koska odottamatonta on mahdotonta ennustaa, saatat joutua muuttamaan suunnitelmaasi muutaman kerran. Älä pidä sitä heikkoutena, vaan pikemminkin hyödyllisenä harjoituksena, joka tarjoaa tarkan kuvan henkilöresursseistasi.

”Oikea ihminen, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan, oikeassa asemassa” on vain yksi osa lukemattomista henkilöstöresursseihin liittyvistä tehtävistä, mutta se on silti monimutkainen ja tärkeä.

Varmista, että riittävällä suunnittelulla voit vaikuttaa yrityksen tavoitteisiin ja siten olla osa sen menestymisen tekijöitä!