Parhaat käytännöt B2B-tapahtuman tai messujen hyödyntämiseen

Menestyneen yritystapahtuman suunnittelussa ja järjestämisessä on noudatettava muutamia parhaita käytäntöjä. En puhu logistisista ja suunnitteluelementeistä, vaan itse esityksen kulusta ja siitä, mitä tehdä paikan päällä positiivisen sijoitetun pääoman tuoton (ROI) saamiseksi.

Kahden vuoden virtuaalisten tapahtumien jälkeen olemme vähitellen palaamassa kasvokkain tai hybridimoodin messuille ja konferensseihin.

Mutta sillä välin useat tekijät ja käyttäytymiset ovat kehittyneet, ja sinun on sopeuduttava niihin menestyäksesi kaupallisessa tapahtumassa.

Tässä artikkelissa kerron sinulle parhaista tavoista saada korkea sijoitetun pääoman tuottoprosentti seuraavassa yritystapahtumassasi.

Mikä on muuttunut henkilökohtaisissa tapahtumissa?

Mitä virheitä messuilla ja tapahtumissa tulee välttää?

1. Keskustele kollegoiden kanssa

2. Hallitse päivittäistä liiketoimintaa

3. Jaa esitteitä

4. Liian paljon aikaa asiakkaiden kanssa

Mitkä ovat parhaat käytännöt tapahtumaan osallistumisen ansaitsemiseen?

1. Aseta selkeät tavoitteet

2. Aseta säännöt

3. Valmistaudu kunnolla

4. Kutsu asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita

5. Aloita keskustelu

6. Hyväksy kävijät

7. Lisää arvoa keskusteluun

8. Kerää mahdollisten asiakkaiden yhteystiedot

9. Seuranta tapahtuman jälkeen

Mikä on muuttunut henkilökohtaisissa tapahtumissa?

Kahden vuoden virtuaalitilassa tapahtumat palaavat kasvokkain, mutta kaikki eivät vielä viihdy väkijoukkojen kanssa.

Tietyt ennaltaehkäisevät toimenpiteet – sosiaalinen etäisyys tai käsien desinfiointi – pysyvät varmasti voimassa useita kuukausia tapahtumatyypistä riippuen.

Toisaalta, teknologia on ottanut yhä enemmän paikkaa tapahtumissa. Olipa kyse rekisteröinnistä, merkeistä, tapaamisten varaamisesta ja monista muista asioista, tekniikka on nykyään keskeinen kaikissa tapahtumissa.

Mitä virheitä messuilla ja tapahtumissa tulee välttää?

1. Keskustele kollegoiden kanssa

Jotkut edustajat näkevät tapahtumia ja messuja työnä ja pitkään osastolla seisomiseen.

Usein työtovereiden väliset keskustelut ovat päivän keskeinen toiminta riski on vielä suurempi 2 vuoden etätyön jälkeen.

Kaupalliseen tapahtumaan osallistuminen on ennen kaikkea liiketoiminnan kehittämistoimintaa, joten sisäisten keskustelujen tulee jäädä marginaaliseksi.

2. Hallitse päivittäistä liiketoimintaa

Tapahtumaan meneminen päivittäisen työasioissa on tietysti käytäntö, jota tulee välttää.

Business lounge ei ole paikka vastata sähköposteihin, soittaa puheluita tai virtuaalisia kokouksia.

Kun olet yritystapahtumassa, varmista, että olet 100 % vierailijoiden käytettävissä.

3. Jaa esitteitä

Onneksi se on käytäntö, joka on hyvin selvässä laskussa, mutta joka on edelleen voimassa erityisesti teollisuuden ja erittäin teknisillä aloilla.

Kauppatapahtuman tarkoituksena ei missään tapauksessa saa olla esitteiden jakaminen, vaan pikemminkinaloittaa keskusteluja ja kerätä tietoa johdoissa.

4. Liian paljon aikaa asiakkaiden kanssa

On tärkeää, ettet joutuisi siihen ansaan, että omistat suurimman osan ajasta vieraileville asiakkaille.

Tapahtumat ovat tilaisuus keskustella uusien mahdollisten kanssa, älä unohda tätä tavoitetta.

Tiedät jo asiakkaidesi mahdollisuudet, joten keskittyä uusien mahdollisuuksien kehittämiseen.

Mitkä ovat parhaat käytännöt tapahtumaan osallistumisen ansaitsemiseen?

Yritysten investoinnit messuille ja tapahtumiin osallistumiseen ovat suuria, ja siksi on välttämätöntä varmistaa, että ne tuottavat sijoitetun pääoman tuottoa.

Seuraavien 9 suosituksen avulla sinulla on erinomainen tiekartta tapahtumien onnistumiseen.

1. Aseta selkeät tavoitteet

Messuille valmistautuminen on hyvin samanlaista kuin myyntisuunnitelman laatiminen.

On olennaista asettaa mitattavissa olevat tavoitteet saavutettavien pätevien mahdollisuuksien lukumäärälle, vahvistettujen ensimmäisten kokousten lukumäärälle ja toivotuille tuloksille (dollareina, sopimuksessa) seuraavien kokousten lopussa.

Yleensä asetamme yksittäisiä tavoitteita edustajaa kohti, mutta myös kollektiivisia.

2. Aseta säännöt

Tapahtumien ja messujen onnistumiseksi jokaisen roolit ja tietyt säännöt on määriteltävä etukäteen.

Tässä on joitain menestyksen avaintekijöitä:

• Määrittele kioskissa läsnäoloaikataulu
• Anna selkeästi roolit (vastaanotto, esittelyt, palvelu jne.)
• Kerro vältettävästä käyttäytymisestä (hallitse sähköpostejasi kioskissa, keskusteluja puhelimessa jne.)
• Kommunikoi mahdollisten asiakkaiden tietojen keräämisprosessista
• Kommunikoi tärkeimmät viestit ja lähestymistapa tulevaisuudennäkymien kanssa

Jälleen kerran valmistautuminen on välttämätöntä vierailijoille laadukkaan kokemuksen varmistamiseksi, mutta myös tavoitteiden saavuttamiseksi.

3. Valmistaudu kunnolla

Tässä ei ole kysymys tapahtumien järjestämisestä, vaan siitä, mitä myyntitiimien on tehtävä valmistautuakseen messuihin.

Menestystä varten ei ole kyse pelkästään osastolla olemisesta, vaan on tärkeää, että olet tehnyt valmistelutyön, joka sisältää:

• Varaa matkaviesti postilaatikkoosi ilmoittaa, että vastaat tiedusteluihin tapahtuman jälkeen
• Estä paikat kalenterissasi tapahtumaa seuraavina päivinä seurataksesi tulevaisuudennäkymiä
• Julkaise osallistumisesi tapahtumaan LinkedInissä (yksittäisiä virkoja yrityksen virkojen lisäksi)

4. Kutsu asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita

Jos tapahtumat ovat tapa saada uudelleen yhteys potentiaalisiin asiakkaisiin, joita et ole nähnyt henkilökohtaisesti pitkään aikaan, on myös otettava huomioon, että he voivat olla varovaisia ​​muuttaessaan.

Jotta voit tavata asiakkaita ja mahdollisia asiakkaita henkilökohtaisesti, kutsu heidät etukäteen, jotta he voivat sopia järjestelyistä.

Jos tapahtuma tarjoaa ilmaisia ​​lippuja näytteilleasettajille, muista jakaa kaikki nämä liput ensin mahdollisille asiakkaille.

5. Aloita keskustelu

Meidän on murrettava tämä kuva, joka meillä kaikilla on tyypillisestä messuista, jossa edustajat odottavat hiljaa kioskin takana, että joku esittelee itsensä tai kysyy.

Keskustelun aloittamiseen vierailijan kanssa tarvitaan vain yksi tai kaksi hyvää kysymystä. Yleensä ihmiset ovat melko avoimia aloittamaan keskustelun, koska sitä varten he ovat olemassa!

Vainmene heidän luokseen kysymyksen kanssa yksinkertainen kuin:

• Mikä tuo sinut vuosikokoukseen tänään?
• Mikä herätti aikomuksesi?
• Mitkä ovat tärkeimmät haasteet, joihin liittyen kohtaat (sijoita alasi osa) tällä hetkellä?

Välttää:

• Voinko auttaa sinua?
• Tunnetko yrityksemme?
• Tarkasteletko tiettyä tuotetta?

Jos vierailija kysyy ”mitä teet”on tärkeää olla siirtymättä esitystilaan heti, vaan käyttää paikannuslausetta

6. Hyväksy kävijät

Kun aloitat keskustelun vierailijan kanssa, määritä hänet.

Tässä puhutaan pätevyydestä, mutta ei termin perinteisessä merkityksessä – mikä tarkoittaa sitä, että yritys, jossa vierailija työskentelee, täyttää ihanteellisen asiakkaan kriteerisi. Kyse on pätevyydestä tunnistamalla, onko henkilöllä ongelma, joka voidaan ratkaista.

Jos sinulla ei ole oikeaa henkilöä edessäsi, voit yrittää saada päätöksentekijän yhteystiedot yhteydenpitoa varten esityksen jälkeen; tai vielä paremmin onnistuu esittelyssä.

Sinun kyseenalaistamisen strategia on yhtä tärkeä messuilla kuin myyntikokouksessa. Oikeaan aikaan kysytyt oikeat kysymykset kertovat, onko sinulla potentiaalinen asiakas, onko hänellä ongelmia ja haluaako he korjata sen.

7. Lisää arvoa keskusteluun

Ihmiset vierailevat messuilla, koska se tarjoaa mahdollisuuden oppia lisää ratkaisusta, joka saattaa vastata heidän tarpeisiinsa.

Toisessa päässä edustajat näkevät sen usein tilaisuutena esitellä tuotteitaan tai palveluitaan. Esittelyt ja esittelyt ovat toimintoja, joissa myyjät viihtyvät parhaiten.

Älä kuitenkaan pudota esitystilaan liian aikaisin!

Kyllä, on tärkeää ja jopa välttämätöntä jakaa tietoja tässä yhteydessä, mutta sinun tehtäväsi on edelleen oppia lisää vierailijoiden ongelmista ja tarpeista.

laita itsesi konsultatiivisessa tilassa esittelijän sijaan ja lisää keskusteluun arvoa kysymyksillä.

8. Kerää mahdollisten asiakkaiden yhteystiedot

Nykyään käyntikorttien käyttö on jonkin verran hukassa, mutta potentiaalisten henkilöiden yhteystiedot on silti hankittava.

Tätä varten käytettävissäsi on useita ratkaisuja:

• Käytä matkapuhelintasi potentiaalisten asiakkaiden tietojen syöttämiseen
• Käytä painettuja lomakkeita täyttääksesi käsin
• Laita telineeseen liittimet, joissa on tabletit
• Tarjoa kilpailu, jossa voitat palkinnot
• Varaa QR-koodi skannataksesi asiakirjoja

Riippumatta siitä, mitä menetelmää käytät, liidien yhteystietojen kerääminen ja keskusteluun kontekstin lisääminen on välttämätöntä seuraavia vaiheita varten.

9. Seuranta tapahtuman jälkeen

Lopuksi viimeinen vaihe, mutta ei vähäisin: seuranta.

Mitä järkeä on tehdä kaikkea hyvää, mitä teit ennen tapahtumaa ja sen aikana, jos et käytä riittävästi aikaa tapaamiesi potentiaalisten asiakkaiden seuraamiseen!

Seurantaa varten Varmista, että otat keskustelun asiayhteyteen mahdollisen asiakkaan kanssa ja aseta seuraava askel.

Jos et saa potentiaalisia asiakkaita puhelimitse, suosittelen luo lyhyt henkilökohtainen video lähettää heille sähköpostia.

Seuraan aina konversiosuhteitani tarkasti ja ennen kaikkea haluan tietää, mitkä sijoitukset kannattavat. Historiallisesti 20 % tapahtuman aikana tavatuista asiakkaista tulee mahdollisuuksiksi myyntiin.

Viimeinen sana

Valmistaudu järjestelmällisesti B2B-tapahtumiisi ja messuisiisi äläkä koskaan aliarvioi keskustelun mahdollisuuksia!

Hyvää menestystä!