Kuinka kirjoittaa maksumuistutusviesti asiakkaalle

Square ei tarjoa veroneuvontaa. Koska tämä artikkeli on koulutustarkoituksiin, se ei ole oikeudellista tai verotuksellista neuvontaa. Jos tarvitset yritystäsi koskevia tarkkoja neuvoja, ota yhteyttä ammattilaiseen.

Jokainen pienyrityksen omistaja, johtaja tai vastuullinen yrittäjä on kohdannut haasteen saada asiakkaita maksamaan laskut. Maksamattomien laskujen tehokas hallinta säästää aikaa ja varmistaa, ettei mikään luiskahda halkeamien läpi.

Tässä artikkelissa annamme vinkkejä ammattimaisen viestin kirjoittamiseen maksumuistutukseen asiakkaalle ja kuinka vältät maksuviivästyksiä.

Vinkkejä tehokkaan maksumuistutussähköpostin kirjoittamiseen

Maksumuistutussähköpostiin on sisällytettävä muutamia asioita, jotka auttavat sinua maksamaan laskusi nopeammin.

Lisää sähköpostin aiheriville laskun numero ja eräpäivä.

Varmista, että aiherivi on selkeä ja että siinä näkyy laskun numero ja eräpäivä. Tämä houkuttelee tehokkaasti vastaanottajan huomion muiden postilaatikossa olevien viestien joukossa. Lisäämällä eräpäivän ensimmäiseen sähköpostiisi, muistutat heitä nopeasti siitä, kuinka paljon aikaa heillä on jäljellä ennen myöhästymismaksujen maksamista. Jos lähetät muistutussähköpostia laskun erääntymisestä, ole luja mutta ammattimainen ja sisällytä aiheriville laskun eräpäivä.

Liitä alkuperäinen lasku liitteenä.

On mahdollista, että asiakkaasi yksinkertaisesti meni väärään paikkaan tai poisti vahingossa ensimmäisen laskun postilaatikostaan. Helpota heidän toimintaansa liittämällä lasku uudelleen jokaiseen lähettämääsi maksumuistutussähköpostiin. Lasku toimii myös muistutuksena suoritetuista palveluista ja maksettavasta summasta.

Viestin tulee olla lyhyt ja ammattimainen, mutta sävyn tulee olla ystävällinen.

On tärkeää osoittaa empatiaa ensimmäisessä lähettämässäsi maksumuistutusviestissä. Muista, että asiakkaasi on saattanut yksinkertaisesti unohtaa maksaa sinulle tai aikonut maksaa, mutta jäänyt kiinni heidän liiketoimintaansa. Vältä lauseita, jotka saattavat kuulostaa kylmiltä tai vaatimattomilta, kuten ”Sinun on maksettava XX mennessä”. Sano sen sijaan: ”Maksu erääntyy XX”.

Määritä maksutavat ja maksuehdot.

Tee laskun maksamisesta asiakkaalle selkeää ja helppoa. Jos käytät digitaalisia laskuja, kerro kuinka he voivat maksaa verkossa ja anna vaiheittaiset ohjeet. Välttääksesi yllätyksiä, ole erittäin selkeä myöhästymismaksuista. Merkitse jokaiseen maksumuistutussähköpostiin maksuehdot ja maksut viikon, kahden viikon tms. viivästyessä.

Milloin lähettää maksumuistutusviestejä

Voit lähettää maksumuistutuksia eri vaiheissa hälyttääksesi asiakkaasi ja osoittaaksesi, että olet tietoinen maksamattomista laskuista. Square Invoicesin avulla voit mukauttaa jokaisen automaattisen muistutuksen lähetettävän viestin, joten nämä mallit voivat olla automaattisia sähköpostiviestejä tai osa automaattisia laskutusprosessejasi.

Tässä on joitain sähköpostimalleja, joiden avulla voit pyytää maksua ammattimaisesti.

Varhaiset maksumuistutukset ennen eräpäivää

Tämäntyyppinen sähköposti tulee ajoittaa siitä hetkestä lähtien, kun lähetät asiakkaallesi alkuperäisen laskun. Tässä on esimerkki tämäntyyppisestä sähköpostista:

Objekti: Muistutus/seuranta laskulle nro 123

Muistutusviesti:

Hei Asiakkaan Nimi,

Toivomme, että voit hyvin! Tämä viesti on ystävällinen muistutus siitä, että lasku nro 123, joka lähetettiin sinulle 20. maaliskuuta, erääntyy ensi viikolla. Kun sinulla on mahdollisuus, tarkista lasku ja ilmoita meille, jos sinulla on kysyttävää. Löydät liitteenä alkuperäisen laskun, jos haluat tutustua siihen välittömästi.

Voit maksaa sekillä, luottokortilla tai verkossa käyttämällä maksulinkkiämme. Pysymme käytettävissäsi, älä epäröi ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää.

Kiitos,

Nimesi ja yrityksesi nimi

Muistutukset määräajan samana päivänä

Tämäntyyppinen maksumuistutus on tärkein, sillä se ilmoittaa asiakkaille, että on viimeinen maksupäivä ennen myöhästymismaksuja. Varmista, että tämän maksumuistutussähköpostin viesti on tiukka, mutta silti lämmin sävy, sillä maksu ei ole vielä erääntynyt. Tässä on esimerkki tämäntyyppisestä sähköpostista:

Objekti: Lasku 123 erääntyy tänään

Muistutusviesti:

Hei Asiakkaan Nimi,

Muistutamme, että lasku nro. 123, jonka sinun olisi pitänyt saada 20. maaliskuuta, erääntyy tänään. Voit maksaa sen sekillä, luottokortilla tai verkossa käyttämällä maksulinkkiämme.

Älä epäröi ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on muita kysymyksiä tai tarvitset apua maksamiseen.

Kiitos,

Nimesi ja yrityksesi nimi

Erääntyneen maksun muistutukset

Jos lasku on myöhässä, voit lähettää viikoittaisia ​​maksumuistutuksia, jotka kehottavat asiakasta suorittamaan maksun. Näissä sähköpostiviesteissä sävysi on oltava luja ja ammattimainen, ja sinun on muistettava erilaiset ehdot ja maksut, jotka koskevat kertyvän viiveen kanssa. Tässä on esimerkkejä tämäntyyppisistä sähköpostiviesteistä:

Viikon myöhässä

Objekti: Lasku 123 on erääntynyt viikon

Muistutusviesti:

Hei Asiakkaan Nimi,

Tietojemme mukaan odotamme edelleen 8 000 dollarin maksua laskusta 123, joka lähetettiin sinulle 20. maaliskuuta. Liitteenä on kopio alkuperäisestä laskusta siltä varalta, että kadotat tai kadotat sen.

Jos maksu on jo suoritettu, jätä tämä sähköposti huomioimatta. Älä epäröi ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on muita kysymyksiä tai tarvitset apua maksamiseen.

Kiitos,

Nimesi ja yrityksesi nimi

kaksi viikkoa myöhässä

Objekti: Lasku 123 on ollut kaksi viikkoa myöhässä

Muistutusviesti:

Hei Asiakkaan Nimi,

Tämä on neljäs lähettämämme muistutusviesti 8 000 dollarin erääntyneen laskun #123 maksusta. Tämä lasku lähetettiin sinulle 20. maaliskuuta. Loppusummaan peritään 10 % viivästysmaksu, jos lasku on vielä erääntynyt 20. huhtikuuta.

Liitteenä on kopio alkuperäisestä laskusta siltä varalta, että kadotat tai kadotat sen. Vahvista laskun ja tämän sähköpostin vastaanottaminen

Kiitos,

Nimesi ja yrityksesi nimi

Kuukauden myöhässä

Objekti: Lasku nro 123, päivätty 20. maaliskuuta, on myöhässä. Ole hyvä ja suorita maksu mahdollisimman pian

Muistutusviesti:

Hei Asiakkaan Nimi,

Tämä on viimeinen muistutussähköposti 8 000 dollarin myöhästymisestä laskussa #123 ennen myöhästymismaksun perimistä. Tämä lasku lähetettiin sinulle 20. maaliskuuta. Myöhästymismaksu veloitetaan 10 % maksuehdoissamme mainitun mukaisesti.

Liitteenä on kopio alkuperäisestä laskusta siltä varalta, että kadotat tai kadotat sen. Vahvista laskun vastaanottaminen ja suorita maksu mahdollisimman pian.

Kiitos,

Nimesi ja yrityksesi nimi

Jos huomaat, että asiakkaasi ei ole vieläkään vastannut sähköposteihisi, on aika siirtyä vanhaan tapaan. Lähetä heille tarvittaessa paperikopio heidän laskustaan.

Vaikka maksamattomien laskujen välttäminen voi joskus olla vaikeaa, voit tehdä useita vaiheita varmistaaksesi, että saat maksut ajallaan ja tehdäksesi koko prosessista helpompaa ja vähemmän stressaavaa sekä sinulle että asiakkaallesi.

Aseta maksuehdot tarkasti alusta alkaen. Ilmoita selkeästi alkuperäisen laskun eräpäivä ja maksut, joita asiakkaallesi aiheutuu myöhästymisestä. Myöhästyneiden laskujen muistutusten automatisointi on loistava tapa saada asiakkaasi suorittamaan maksunsa.

Kun luot laskun Square Dashboardissasi, sinulla on mahdollisuus ajoittaa sähköpostimuistutuksia tietyin väliajoin. Laskun Viestintä-osiossa näet vaihtoehdon ”Muokkaa muistutuksia”. Napsauta tätä määrittääksesi automaattiset muistutukset, jotka voidaan lähettää tietty määrä päiviä ennen eräpäivää, eräpäivänä tai eräpäivän jälkeen. Jokaisessa asettamassasi muistutuksessa on valinnainen viestikenttä, johon voit kirjoittaa huomautuksen asiakkaallesi. Voit asettaa enintään viisi muistutusta tähän osioon. Kun olet asettanut päivämäärät ja muistutusviestit, napsauta ”Tallenna”, jotta nämä muistutukset lähetetään aikataulusi mukaan tai kunnes lasku on maksettu.

Jos huomaat, että asiakkaat eivät ole tietoisia muistutuksista tai maksavat usein myöhässä, voit lähettää heille etukäteismaksukannustimia, jotta heidän ei tarvitse seurata tällaisia ​​asiakkaita jatkossa.

Miksi maksumuistutusviestisi eivät ole tehokkaita

Jos maksumuistutussähköpostillasi ei ole toivottua vaikutusta ja laskut jäävät maksamatta, se voi johtua siitä, että ne on lähetetty väärään sähköpostiosoitteeseen tai asiakas haluaa saada paperilaskun. . Tiedämme kaikki tämän tyyppiset ihmiset, joiden postilaatikko on täynnä 10 000 lukematonta sähköpostia. Useimmiten maksamaton lasku ei ole henkilökohtainen asia, vaan yksinkertaisesti asiakas on sekaisin tai unohtanut.

Muista, kun kirjoitat näitä maksumuistutuksia, jotta ymmärrät ja annat ohjeita. Tarjoa asiakkaillesi yksinkertaisia ​​ja helppoja tapoja suorittaa maksu samalla kun yrität lievittää stressiä, jota laskun maksaminen voi aiheuttaa.

Mitä tehdä laskuille, jotka ovat erääntyneet alle 90 päivää tai yli 90 päivää

Valitettavasti mitä enemmän aikaa kuluu, sitä epätodennäköisempää on, että asiakas suorittaa maksun. Jos lähetit maksumuistutussähköpostit näillä malleilla ja lasku on edelleen erääntynyt, saattaa olla aika ottaa yhteyttä perintätoimistoon. Kerro asiakkaalle, että jos hän ei maksa laskua ripeästi, perintätoimisto ottaa häneen yhteyttä asiasta. Tämä saattaa riittää houkuttelemaan asiakkaasi maksamaan.

Jos tämä ei kuitenkaan auta, asia voi olla tarpeen viedä oikeuteen. Tietysti sinun on arvioitava, onko tämä ratkaisu sinulle järkevä erääntyneen laskun määrän ja yrityksellesi aiheutuvien laki- ja oikeudenkäyntikulujen perusteella.

Erääntyneet ja maksamattomat laskut ovat todellinen vaiva kaikille yritysten omistajille ja johtajille. Näiden vinkkien, mallien ja automaattisten neliölaskujen muistutusten avulla pääset eroon vaivasta ja pystyt ylläpitämään ammattimaista asennetta ja sävyä pyytäessäsi asiakkaitasi maksamaan.