Kuinka johtaa virtuaaliryhmiä menestyksekkäästi

Monet huippujohtajat – C-tasosta hallitukseen toimitusjohtajaan – saivat kokemusta etäjohtamisesta koronakriisin aikana. Mutta jopa yli kahden vuoden pandemian jälkeen tämäntyyppinen johtajuus, joka on uutta monille huippujohtajille, aiheuttaa edelleen monia ongelmia. ”Vanhana kätenä” asioissa Johda kaukaa Siksi haluaisin jakaa erittäin henkilökohtaiset kokemukseni kanssasi tässä artikkelissa. Lue tämä artikkeli

Johtaminen etänä – tulevaisuuden standardi

Koronakriisi ja siihen liittyvä tarve työskennellä kotoa saivat monet C-tason, hallituksen jäsenet ja toimitusjohtajat hankkimaan kokemusta etäjohtamisesta ensimmäistä kertaa pidemmän ajan kuluessa. Kaikista haasteista ja sudenkuoppista huolimatta yksi asia on selvä useiden vuosien pandemian jälkeen: Johda kaukaa – eli virtuaaliryhmien menestyksekkäästä johtamisesta – tulee uusi normaali. Osa huippujohtajista on jo tullut todellisiksi ammattilaisiksi tässä työskentelytavassa, mutta toisten on edelleen vaikea johtaa virtuaaliryhmiä. Riittää, että voin jakaa henkilökohtaiset kokemukseni kanssasi tässä vaiheessa – onnistuinhan virtuaaliryhmien hallinnassa yli kaksi vuosikymmentä sitten.

Johtaminen kaukaa: Kenttäraportti Coronan takaa

Olen iloinen voidessani osallistua tähän todelliseen kokemukseen. Kenttäraportti, joka ei koske koronaa. Kenttäraportti kuinka johtaa etänä – jopa nykyaikaisen teknologian ulkopuolella. Kenttäraportti, joka osoittaa, että etäjohtaminen toimii myös pitkällä aikavälillä – useiden vuosien ajan.

Yli 20 vuotta sitten johtokunnan jäsenenä vastasin noin 1000 työntekijästä. Nämä työntekijät jakautuivat koko DACH-alueelle. ”Silloin” ei ollut edes virtuaalisia konferensseja. Tekniikka oli kivikautista nykyiseen verrattuna. Samaan aikaan työntekijäni olivat usein omillaan. Työntekijöiden motivaatio oli siksi yksi ydinaiheistani välttääkseni eristyneisyyden tai syrjäytymisen tunnetta.

Etäjohtamisen 5 menestysperiaatettani

Vastuuni johtoryhmän jäsenenä: Vastasin yhtiön tuloksesta. Tätä varten tarvitsin motivoituneen tiimin, itse ajattelevia, vastuuntuntoisia työntekijöitä, jotka tietävät, että kaikki vetää samaan suuntaan.

Minun edessäni oli haaste: Miten johdan työntekijöitäni virtuaalisesti? Kuinka voin varmistaa, että tulokset ovat oikeat, kun johdan etäältä? Yritin enemmän kuin paljon. Jotkut asiat osoittautuivat järjettömiksi, jotkut taas loistaviksi menetelmiksi. Olen iloinen voidessani raportoida näistä ”menestyksen periaatteista”.

1. Jatkuva kosketus

Aivan kuten sanot ”hei” yrityksessä tai toimistossa tai näytät työntekijälle kiitollisen katsekontaktin kanssa, että olet huomannut hänet, tätä elettä tarvitaan myös virtuaalitilassa. Ei pitkään, mutta jatkuvasti.

Tuolloin lähetimme lyhyitä tekstiviestejä toisillemme joka päivä. ”Elämän merkkinä”. Esim ”Hyvää huomenta, odotan innolla tapaamista xyn kanssa pian”tai ”Kuinka sinulla on kylmä tänään? Varoitus!” Näytät työntekijöillesi, että olet aidosti (!) kiinnostunut heistä.
Lisäksi olin sopinut jokaisen työntekijän kanssa eksklusiivisen 1:1-aikavälin viikossa. Vähintään puoli tuntia, maksimi tunti. Se oli HÄNEN aikansa ja HÄNEN huoliaan.

2. Strukturoidut kokoukset

Näillä kokouksilla – silloin saattoi johtaa vain virtuaalisia tiimejä puhelimessa – oli aina sama rakenne:

1. Lyhyt pieni keskustelu ”lämmittelemään”.
2. Kysymys – mitä suunnitelmia sinulla oli viime viikolta tähän päivään?
3. Mikä toimi?
4. Mikä ei ole vielä toiminut?
5. Mitä suunnitelmia sinulla on ensi viikolle?
6. Mitä tarvitset minulta?

Pohjimmiltaan samanlainen rakenne kuin tämän päivän stand up -kokouksissa.
Näissä kokouksissa oli se etu, että niissä noudatettiin aina samaa menettelyä. Työntekijä voi valmistautua, tärkeimmät kohdat laitetaan pöydälle.

Kohdat 2 ja 3 palvelivat myös ”työntekijöiden hoitoa ja säilyttämistä”. Tämä tarkoittaa, että opin tuntemaan työntekijän yhä paremmin hänen ”virtuaalisessa” käytöksessään. Kun hänen nykyinen käytöksensä ei vastannut hänen ”oletuskäyttäytymistään”, korvani soivat heti. Tiesin, että jokin oli ”erilaista”, ja käytin tätä ”sovittamattomana” syynä täyttää johtajavastuuni ja kuunnella. Kävi ilmi, että tiesin melkein aina, kun jollain työntekijälläni oli motivaation puute tai jokin muu hajamielinen. Tämä tieto tarjoaa heti mahdollisuuden aktivoitua. Kokemukseni osoittaa, että jos olen kiinnostunut työntekijöistäni, opin heistä paljon verkossa. Tämä ei välttämättä vaadi offline-yhteyttä.

3. Pelisäännöt

Tämä oli yksi tärkeimmistä tavoistani johtaa etänä. Pelin tärkeimmät säännöt olivat:

1. Sovittu aika on työntekijän yksinoikeus. Tällä hetkellä HÄN on maailman tärkein henkilö.
2. Ulkopuoliset häiriöt jätetään huomioimatta.
3. Työntekijä on velvollinen raportoimaan tänä aikana. Kyllä, luit oikein. Toiminta tuli työntekijältä.
4. Jos hän soitti liian aikaisin tai jos hän halusi pidentää puheluaikaa, pysäytin hänet.
   Miksi? Toisaalta huomiosta muut työntekijät, jotka jo odottivat aikansa. Toisaalta totuttaa työntekijä rajoihin. Kokemukseni mukaan aina ”samat” työntekijät yrittivät saada ”erityisen kiharan”. Mutta tällaisessa täysin virtuaalisessa johtamishuoneessa voit vastata johtamishaasteeseen vain, jos kaikki noudattavat samoja sääntöjä. Tämä on sinun ”johtajuusstandardi”.
   Vasta kun nämä perustukset on luotu, voidaan ajatella muita yksittäisiä johtamisvaihtoehtoja.

4. Luottamus on MUST virtuaalisessa johtamisessa

Tietysti minullakin oli ajatuksiani silloin ”Voinko luottaa työntekijään, ehkä hän käyttää väärin vapausasteita”. Rehellisesti sanottuna nämä ajatukset osoittautuivat nopeasti haitallisiksi.

Kun sammutin ne ja rakensin luottamukselle.

Kokemukseni on: Epäluottamus myrkyttää virtuaalisen ”suhteen”. Keskity vain työntekijöiden tuomiin tuloksiin. Entä jos tulokset eivät ole sitä, mistä keskustelitte? Kysy taustaa (ei, älä kysy tekosyitä!). Hyvin lyhyessä ajassa saat selkeän käsityksen siitä, vastaavatko sanat tekoja eli käyttäytymistä. Jos näin on, ei ole syytä ”krooniseen” epäilyyn.
Jos sanat eivät vastaa tekoja, sinulla on täysin erilainen ongelma ja voit toimia.

Muuten: Luottamuksen roolista etäjohtamisen yhteydessä voit lukea lisää Revier Managerin linkitetystä teknisestä artikkelista, jossa minäkin olin mukana.

5. Älä ota sitä henkilökohtaisesti

Jos johdat virtuaalitiimejä etkä mahdollisesti (et) näe niitä pitkään aikaan, jatkuva yhteydenpito tapahtuu usein sähköpostitse – eli kirjallisesti.
Tässä on järkevää sopia myös ”n-etiketistä” työntekijöiden kanssa. Esimerkiksi lyhyet sähköpostit pääset asiaan nopeasti. Älä cc massajakelijoita jne.

Oletetaan, että se toimii toistaiseksi hyvin, mutta silloin tällöin… tunnet olosi loukkaantuneeksi, väärinymmärretyksi, huomiotta jätetyksi tai mitä tahansa. Joka tapauksessa negatiivinen tunne kerääntyy sinuun.

Tärkein sääntö tällaisessa tapauksessa on: Älä ota sitä liian henkilökohtaisesti. Sanat ovat sanoja ja muodostavat noin 7 % viestinnästä. Siksi saamme nopeasti väärän kuvan kirjoitetuista formulaatioista.

Tämän sijaan: Tunnusta tyytymättömyytesi ja hengitä syvään ennen vastaamista. Jos vatsasi korisee edelleen toisen sähköpostinvaihdon jälkeen, ota puhelin. Älä lisää viestejä. Keskustele sen sijaan kyseisen henkilön kanssa.

Tässä ensimmäinen kysymys voi olla: ”Sinä muotoilit xy. Se tuli minulle tavalla tai toisella, miten tarkoitit sen?” – sano, että kysyt mitä ja miten toinen tarkoitti. Puhelimessa puhuttaessa kommunikointi välittyy vielä 38 % enemmän. Jos kutsut nyt koolle virtuaalisen konferenssin, voit jopa nähdä kumppanisi ja saavuttaa 100 % viestinnän kokonaisuudessaan:

7 % sanoja + 38 % äänen sävyä + 55 % kehon kieltä = 100 % viestintää

100 % johtava etäältä – se toimii!

Olen toiminut yrittäjänä yli 20 vuotta ja tukenut toimitusjohtajaa ja C-tasoa executive coachina, mentorina ja sparrauskumppanina. Ja tietysti minulla on myös työntekijöitä ja palveluntarjoajia omassa yrityksessäni.

Kiinnitän erityistä huomiota ammattilaisiin, joilla on korkeat sosiaaliset taidot ja persoonallisuudet, jotka sopivat minulle. Minulle ei ole väliä, ovatko he Kölnissä vai eivät. Pääasia, että ovat hyviä.
Joten kävi ilmi, että joissain tapauksissa käytän 100% etäjohtajuutta.

Olen erittäin ylpeä siitä, että olen työskennellyt menestyksekkäästi parhaiden palveluntarjoajieni kanssa yli 10 vuoden ajan. Tässä yhteistyössä on jotain erityistä: emme ole koskaan tavanneet emmekä nähneet toisiamme oikeassa elämässä. Kaikki toimii virtuaalisesti ja molempia osapuolia tyydyttävällä tavalla. Luottamusta ja hyviä tuloksia ei tarvitse yhdistää kasvokkain tapahtuviin tapaamisiin, vaikka se olisi tietysti mukavampaa.